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Über die Haufe Group

„Der größte Hebel für wirtschaftlichen Erfolg sind Menschen, die das Richtige tun“. Unter diesem Motto steht Haufe für ein Management, das den Menschen – und nicht Prozesse – ins Zentrum unternehmerischen Denkens und Handelns stellt.Diese Überzeugung prägt alle Aktivitäten des Anbieters für digitale Arbeitsplatzlösungen und ist Grundphilosophie für ein einzigartiges integriertes Portfolio aus Software, Inhalten, Weiterbildung und Beratung.Über fünf Millionen Nutzer in rund 75.000 Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größen arbeiten erfolgreich mit Lösungen von Haufe. Zu den Kunden zählen unter anderem BMW Group, Deutsche Telekom, Siemens, Edeka, Pricewaterhouse Coopers, flyeralarm und Stadt Karlsruhe.

Haufe ist neben der Haufe Akademie und Lexware eine Marke der Haufe Gruppe. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Freiburg wurde bereits 1934 gegründet und beschäftigt heute über 1.950 Mitarbeiter im In- und Ausland. Die Unternehmensgruppe konnte im Geschäftsjahr 2017 (Juli 2016 bis Juni 2017) einen Umsatz von über 366 Mio. Euro erzielen.

27.07.18 | Marion Proft, LegalProfession

Personalauswahl im ReNoPat-Bereich - Wer erfüllt die Anforderungen? Was kann man testen?

­Personalauswahl 2018 - in Zeiten des Mangels

Auf Ihre aktuelle Stellenanzeige „Suche Rechtsanwaltsfachangestellte“ gab es wenig Resonanz. (Als Notar können Sie das Suchwort gern mit „Notarfachangestellte“ und als Patentanwalt adäquat mit „Patentanwaltsfachangestellte“ ersetzen.) Gerade einmal fünf Bewerbungen sind eingegangen. Wenn Sie von den tatsächlichen Anforderungen an das Fachpersonal in Ihrer renommierten Kanzlei ausgehen, dann liegt die Zahl der potentiellen Kandidaten bei null. Zwei Bewerberinnen sind zumindest ausgebildete Rechtsanwaltsfachangestellte, eine davon hat die Kammerprüfung nach einer Umschulung abgelegt, ihr Zeugnis ist gruselig.

Die andere wurde noch vor 1995 als Rechtsanwaltsgehilfin ausgebildet, hat nun über zwanzig Jahre Berufserfahrung, aber seit mehr als 8 Jahren nicht in einer Rechtsanwaltskanzlei gearbeitet. Sie brauchen aber jemand, der in der aktuellen Rechtsprechung und im Kostenrecht fit ist. Eigentlich möchten Sie beiden absagen, aber die Vakanz ist seit fast einem Jahr nicht besetzt und es war jetzt die dritte kostspielige Stellenanzeige. Die gut ausgebildeten Mitarbeiterinnen Ihrer Kanzlei arbeiten seit Monaten am Limit. Wer weiß, wie lange noch? Sie müssen jemanden einstellen, aber wen sollen Sie auswählen?

Wieviel Verdient man direkt nach der Ausbildung?

Klicken Sie auf das Bild um es zu vergrößern. (Prozessgrafik: 7 Schritte im Testablauf)
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Auswahltest - Einstellungstest - Eignungstest - Assessmentcenter

Wer auswählen will, braucht Auswahl. Wenn man die Qual der Wahl hat, kann man Methoden und Instrumente nutzen, um die Entscheidung zu qualifizieren. Auswahltests, Einstellungstests oder auch Eignungstests dienten in Jahren des Überangebots an qualifizierten Arbeitskräften als probates Mittel der Personalauswahl. Fachbücher zur Personalauswahl, Eignungsdiagnostik und Potentialanalyse füllen auch heute noch Regale in Fachbuchhandlungen und Personalbüros. Allerdings gibt es dieses dort beschriebene Problem der „Bewerberflut“ nicht mehr. In Zeiten des Fachkräftemangels sollte man froh sein, wenn man überhaupt Bewerbungen bekommt. Dennoch ist das Problem der Personalauswahl nicht gelöst, im Gegenteil, es ist noch viel schwieriger geworden.

Aus vielen guten Bewerbern den passenden Kandidaten auszuwählen, ist verhältnismäßig leicht. Man analysiert den Lebenslauf, beurteilt die Zeugnisse, blickt auf die Noten und fragt im Vorstellungsgespräch nach der Motivation, den Fähigkeiten und der Gehaltsvorstellung des Bewerbers. Dann macht man ihm ein Angebot und er willigt ein. Diese Zeiten sind vorbei, und zwar endgültig! Wir haben seit Jahren einen Bewerbermarkt! Dies sei an dieser Stelle einmal so ganz eindrücklich gesagt, denn leider hat sich das Prozedere der Personalauswahl bei vielen Personalverantwortlichen noch nicht auf die neue Marktsituation eingestellt. Arbeitgeber müssen aber nun akzeptieren, dass da draußen keine Arbeitnehmer mehr anstehen und warten, dass man ihnen Arbeit gibt. Dass es andererseits Menschen gibt, die nach irgendeinem Job suchen, wird sich nie ändern, aber das sind nicht die Bewerber, die wir suchen. Leider zwingt die Agentur für Arbeit und das Jobcenter immer noch jeden, möglichst viele Bewerbungen rauszuschicken, sonst wird die Leistung gekürzt. Das sind aber meist die Bewerber, die bereits auf den ersten Blick eine Absage erhalten. Das sind aber auch die Bewerbungen, die die wenigen Arbeitssuchenden, die eine Chance verdient hätte, in der Masse untergehen lassen. Man ist es leid, immer wieder auf Scheinbewerber reinzufallen und Menschen einzuladen, die viel mehr Hilfe brauchten, als nur einen Job.

Wenn man heute viele Bewerbungen auf seine Stellenanzeige bekommt, dann ist dies eher ein Ärgernis. Der Großteil der Bewerber erfüllt nicht einmal die Mindestvoraussetzungen, weiß weder was eine Rechtsanwaltsfachangestellte, Notarfachangestellte oder Patentanwaltsfachangestellte ist, noch was sie können sollte. Auch die Beherrschung der deutschen Sprache ist in dieser Berufsgruppe der juristischen Assistenz eine Mindestvoraussetzung, die oft nicht erfüllt wird.

Wenn man nun den völlig ungeeigneten Bewerbern bereits absagt hat, dann bleiben heute nicht die Guten in der Auswahl, sondern meist die, denen man vor einigen Jahren definitiv ebenfalls eine Absage erteilt hätte. Seit Jahren sinkt nicht nur die Anzahl der Auszubildenden der ReNoPat-Berufe, sondern vor allem die Qualität der Absolventen. An „vollbefriedigend“ ist hier kaum mehr zu denken, liebe Juristen.

Bewerbungsunterlagen Rechtsanwaltsfachangestellte



Wenn man nun den völlig ungeeigneten Bewerbern bereits absagt hat, dann bleiben heute nicht die Guten in der Auswahl, sondern meist die, denen man vor einigen Jahren definitiv ebenfalls eine Absage erteilt hätte. Seit Jahren sinkt nicht nur die Anzahl der Auszubildenden der ReNoPat-Berufe, sondern vor allem die Qualität der Absolventen. An „vollbefriedigend“ ist hier kaum mehr zu denken, liebe Juristen.

Anforderungen an Kanzleimitarbeiter - sollte man Bewerber testen?

In den meisten Wirtschaftsbranchen, insbesondere aber im Öffentlichen Dienst, sind aufwendige Auswahlverfahren, Einstellungstests und Assessmentcenter für zukünftige Mitarbeiter, Studenten und Auszubildende gang und gäbe.  Der Rechtsdienstleistungsmarkt - insbesondere der Kanzleimarkt - hat selbst in Zeiten des Überangebots an gut qualifizierten Fachkräften keine Auswahl- oder Eignungstests genutzt. Noch nicht einmal für Juristen, und da reden wir ja seit Jahrzehnten in unterschiedlicher Intensität von einer „Juristenschwemme“. Obwohl es stets zu viele Juristen gibt, gibt es eben immer zu wenig, die vollbefriedigend sind. Aber das ist ein anderes Thema. Was allerdings im Auswahlprozess bei Assistenzberufen genauso gehandhabt wird, wie bei den Juristen, ist die vorrangige Beurteilung nach den Noten. In keiner anderen Berufsgruppe sind Noten und Zeugnisse so wichtig und ausschlaggebend wie im juristischen Bereich. Aber der Mangel an qualifiziertem Nachwuchs lässt auch hier langsam die Punktegläubigkeit bröckeln.

Man kann über Sinn und Nutzen von Testverfahren und Assessmentcentern geteilter Meinung sein, aber eins haben die Einstellungstests in den letzten Jahren sehr deutlich sichtbar gemacht, wir müssen unsere Erwartungshaltungen an zukünftige Bewerber nach unten korrigieren. Und, wollen wir an unseren Leistungsanforderungen in der täglichen Arbeit festhalten, dann kommen wir nicht umhin, unsere neu gewonnenen Mitarbeiter gut einzuarbeiten, weiterzubilden und zu qualifizieren. Dazu müssen wir aber wissen, wo ihre Potentiale und Defizite liegen. Keiner kann alles können. Die Suche nach der „eierlegenden Wollmilchsau“ war noch nie zielführend und ist in unserer komplexen und agilen Arbeitswelt einfach absurd.

Auswahltest für zukünftige Mitarbeiter in Kanzleien - ReNoPat-Test

Kann man sich in Zeiten des akuten Mangels an ReNos (die hier stellvertretend für die Rechtsanwaltsfachangestellte, Notarfachangestellte und Patentanwaltsfachangestellte steht) überhaupt erlauben, die wenigen Bewerber auch noch einem Testverfahren zu unterziehen?

Auswahltest Reno

Ich denke, ja. Ein Bewerbungsverfahren ist eine Wettbewerbssituation, es geht um eine Auswahl. Das hat sich auch in der Zeit des Fachkräftemangels nicht geändert. Es gibt immer einen Bewerber, der besser oder schlechter ist als man selbst. Die Erfahrung zeigt auch, dass es oft die guten Bewerber sind, die sich ihrer Fähigkeiten gar nicht so richtig bewusst sind oder ihr Licht unter den Scheffel stellen. Für sie ist ein Test eine willkommene Möglichkeit, sich ein ergebnisgestütztes Bild von den eigenen Kenntnissen und Fähigkeiten zu machen. Und die schlechteren Bewerber? Vielleicht sind sie besser als ihre Zeugnisse oder haben Kenntnisse, auf denen man aufbauen kann. Ein Test zeigt nicht nur, was der Bewerber weiß und kann, sondern vor allem, woran es hapert und was fehlt. Was sagen die Zensuren einer damaligen Rechtsanwaltsgehilfin über ihre derzeitigen Kenntnisse im Kostenrecht aus? Ist es nicht möglich, dass eine Abiturientin mit einer 4 in Mathe trotzdem den Dreisatz und die Prozentrechnung beherrscht? Wir können es uns nicht mehr erlauben, jemanden aufgrund seiner Noten abzusagen. Fehlendes Wissen kann man vermitteln, mangelnde Fertigkeiten kann man schulen, Fähigkeiten kann man trainieren. Was man nicht verändern kann, ist das Verhalten und die Motivation des Menschen.

Ein Testverfahren zeigt vor allem eins: wie erst nimmt es der Kandidat mit der Bewerbung überhaupt, wie motiviert ist er oder wie schnell gibt er auf.

Bitte zum Diktat - Was kann man bei einer ReNo testen?  

Wenn ich oben noch behauptet habe, in den Kanzleien gibt es keine Testverfahren, muss ich nun gestehen, dass es in Ansätzen doch eine Testsituation für ReNos gibt und zwar das Diktat, genau gesagt, das Phonodiktat. Es gibt genau zwei Berufsgruppen, die diktieren - Ärzte und Anwälte. Das klassische umfassende Phonodiktat gibt es tatsächlich nur in der Anwaltskanzlei. Da man das Abtippen vom Band also außerhalb der Kanzlei nirgendwo braucht, wird es auch nirgendwo gelehrt. Wenn Sie jetzt denken, dass die ReNo in ihrer Ausbildung mit dem Phonodiktat malträtiert wird, falsch oder es war einmal. Da Anwalt aber, zumindest in der Vorstellung der Personalverantwortlichen, immer noch diktiert, wird der potentielle Kandidat in dem Rahmen des Vorstellungsgespräches in der Anwaltskanzlei immer noch zum Diktat gebeten. Der Schreibtest findet dann in einem externen Raum, oftmals im Konferenzzimmer und unter Aufsicht statt. Es steht meist ein analoges Diktiergerät mit Fußpedal und Kopfhörern zur Verfügung.  Der gesprochene Text, oft ein Teil eines Vertrages oder einer Klageschrift, ist schlecht zu verstehen, da das Magnetband schon von etlichen Bewerbern benutzt und in die Jahre gekommen ist. Ein Teil ist auf Deutsch und ein anderer auf Englisch.

Da sitzt nun die ReNo mit diesem alten Kasten und soll vor dem eigentlichen Vorstellungsgespräch schnell mal ein Band tippen. Es werden keine Ausnahmen und Unterschiede gemacht. Es ist nicht relevant, ob es sich um Berufseinsteiger handelt, die Angst vor der antiquierten Technik bekommen, oder Rechtsfachwirte, die ihre Schriftsätze seit Jahren selbst entwerfen, selbst Office-Manager hat man schon zum Tippen geladen. Sogar Notarfachangestellte, die in ihrer Berufspraxis nie vom Band schreiben. Das Phonodiktat ist in vielen Kanzleien Pflicht. Ob der zukünftige Anwalt dann diktiert oder selbst schreibt oder digital arbeitet, ist an dieser Stelle nicht von Bedeutung. Und so ist das Phonodiktat halb Mysterium halb Ärgernis, aber in dieser Form kein relevanter Auswahltest. Das Phonodiktat wäre als Teil eines komplexen Testverfahrens für Rechtsanwaltsfachangestellte (und nur für sie!) ein nützliches Modul, um Schreibfertigkeit, Sprachkenntnis, Sorgfalt und Stressresistenz zu testen und dabei geht es doch letztlich bei der Arbeit in einer Rechtsanwaltskanzlei.

Was man sonst noch alles testen kann, lesen Sie im nächsten Artikel.

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